Com calcular les quantitats de menjar per al teu càtering segons el nombre de convidats

Per què és important calcular bé un càtering?

Calcular correctament un càtering és una de les decisions més importants a l’hora d’organitzar qualsevol esdeveniment. Tant si es tracta d’una celebració a casa, una reunió familiar o un esdeveniment informal, la quantitat de menjar marcarà la diferència entre un esdeveniment exitós i un de poc còmode.

Quan el càtering està ben calculat:

• Els convidats mengen amb tranquil·litat
• No hi ha sensació d’escassetat
• No es malbarata menjar innecessàriament
• El pressupost s’aprofita millor

Per contra, un mal càlcul sol generar dos problemes molt habituals:

• Quedar-se curt de menjar, cosa que provoca incomoditat i una mala experiència
• Demanar-ne massa, amb el consegüent malbaratament i despesa extra

En serveis de càtering en safates dolces i salades, on no hi ha cambrers ni servei en sala, el càlcul encara és més important, ja que tot depèn que les quantitats estiguin ben ajustades des del principi.

En aquesta guia t’expliquem com calcular la quantitat de càtering per persona, quins factors hi influeixen, quines fórmules pots utilitzar per fer-ho de manera ràpida i exemples pràctics per a 10, 20, 30, 50 o 100 persones, utilitzant criteris professionals i fàcils d’aplicar.

Com es calcula la quantitat de càtering per persona?

El càlcul de la quantitat de càtering per persona es basa en una idea senzilla: no tots els esdeveniments ni tots els àpats es consumeixen igual. Per això, abans de parlar de xifres concretes, és important entendre què es considera una ració i quin paper té el càtering dins de l’esdeveniment.

En el càtering en safates (fred, sense servei), el càlcul acostuma a fer-se en funció de:

• Nombre de convidats
• Tipus de menjar (bocins, dolç, salat)
• Durada de l’esdeveniment
• Si el menjar substitueix un àpat principal o no

Què es considera una porció en càtering

Una porció en càtering no equival a un plat tradicional. Normalment parlem de:

• Un bocí
• Una peça individual
• Una petita ració pensada per menjar dret o de manera informal

Per exemple:

• Un mini entrepà = 1 porció
• Un canapè o una empanadilla = 1 porció
• Un dolç individual petit = 1 porció

L’objectiu no és que cada convidat mengi un únic producte, sinó diverses peces diferents al llarg de l’esdeveniment.

Regla general de càlcul per persona

Segons guies professionals de càtering, una referència segura és la següent:

• Esdeveniments curts (1–2 hores)
  Entre 5 i 8 peces per persona
• Esdeveniments de durada mitjana (2–3 hores)
  Entre 8 i 12 peces per persona
• Esdeveniments llargs o en què el càtering substitueix un àpat
  Entre 12 i 15 peces per persona

Aquestes peces s’han de repartir entre opcions salades i dolces perquè el càtering resulti equilibrat.

Exemple bàsic de càlcul

Si organitzes un esdeveniment de 2 hores per a 20 persones:

• 20 convidats × 8 peces per persona
• Total aproximat: 160 peces

Aquest total es pot repartir, per exemple, en:

• 70 % salat
• 30 % dolç

Aquest repartiment s’ajustarà més endavant segons el tipus d’esdeveniment i el perfil dels convidats.

Per què aquest càlcul és una base i no una xifra tancada

Aquest càlcul per persona és un punt de partida. A partir d’aquí, caldrà ajustar les quantitats segons:

• Tipus d’esdeveniment
• Horari
• Edat dels convidats
• Si hi haurà beguda, un àpat posterior o només càtering

Tot això ho veurem en els blocs següents perquè el càlcul final sigui realista i fiable.

Com es calculen les porcions de menjar per a càtering?

Un cop entès quantes peces es calculen per persona, el pas següent és definir bé les porcions. Aquest punt és clau perquè no tots els aliments omplen igual ni es consumeixen al mateix ritme.

L’error més habitual a l’hora de calcular un càtering és pensar només en el nombre de convidats i no en com es menja realment en un esdeveniment.

Regles bàsiques per calcular porcions en càtering

En el càtering en safates, les regles més utilitzades pels professionals són:

• Varietat abans que quantitat excessiva
  És millor oferir diversos tipus de menjar en porcions petites que poques opcions en grans quantitats.
• Porcions pensades per menjar dret
  Tot ha de poder menjar-se fàcilment, sense coberts o amb el mínim suport.
• Equilibri entre productes més contundents i més lleugers
  No totes les peces han de “omplir” igual.

Porcions orientatives segons el tipus de producte

Aquestes referències ajuden a calcular millor el conjunt del càtering:

• Mini entrepans, wraps o croissants farcits
  1 unitat = 1 porció
  Són més contundents, per això no haurien de ser majoria.
• Canapès, empanadilles, pastes de full
  1 unitat = 1 porció
  Funcionen bé com a base del càtering.
• Truites tallades en porcions
  1 porció = 1 tall mitjà
  Es recomana calcular entre 1 i 2 talls per persona, segons la durada.
• Dolços individuals petits
  1 unitat = 1 porció
  Normalment se’n consumeixen menys que de salat.

Distribució recomanada de porcions

Com a norma general per a un càtering equilibrat:

• 60–70 % salat
• 30–40 % dolç

Aquest repartiment funciona bé en la majoria d’esdeveniments informals. En celebracions més llargues o festives, el dolç pot augmentar lleugerament.

Per què no totes les porcions es consumeixen igual

En un càtering en safates:

• Durant els primers 30–45 minuts se’n consumeix més quantitat
• Alguns productes desapareixen ràpidament (mini entrepans, empanadilles)
• Altres es consumeixen més a poc a poc (dolços, opcions més lleugeres)

Per això és important no calcular-ho tot com si fos un únic tipus de menjar, sinó combinar diferents productes amb ritmes de consum diferents.

Factors que influeixen en la quantitat de càtering

Abans d’aplicar fórmules o calcular quantitats exactes, és fonamental analitzar el context de l’esdeveniment. El mateix nombre de persones pot requerir quantitats molt diferents segons una sèrie de factors clau.

Ignorar aquests factors és un dels principals motius pels quals un càtering es queda curt o sobra en excés.

Tipus d’esdeveniment

El tipus d’esdeveniment determina quant i com mengen els convidats:

• Celebracions familiars o informals
  Els convidats solen menjar amb més calma i repetir. Convè ajustar les quantitats a l’alça.
• Esdeveniments corporatius o reunions
  El consum acostuma a ser més moderat, especialment si l’esdeveniment és curt.
• Aniversaris, festes o celebracions llargues
  El càtering sol substituir un àpat, per això les quantitats han de ser més elevades.

Durada de l’esdeveniment

La durada és un dels factors més determinants:

• Fins a 1,5 hores
  El càtering funciona com a aperitiu, amb menys peces per persona.
• Entre 2 i 3 hores
  El càtering ja té més pes i s’incrementa el nombre de porcions.
• Més de 3 hores
  El càtering sol substituir un àpat complet i cal augmentar quantitats i varietat.

Com més llarg és l’esdeveniment, més probable és que els convidats repeteixin.

Horari de l’esdeveniment

L’horari influeix directament en la gana:

• Migdia o vespre
  S’espera un consum més elevat.
• Mig matí o mitja tarda
  El càtering es percep com un refrigeri, amb un consum menor.

Un càtering a les 14.00 h no es calcula igual que un a les 18.00 h.

Perfil dels convidats

No tots els convidats consumeixen igual:

• Adults
  Consum estàndard o alt, especialment en esdeveniments socials.
• Infants
  Consum menor, tot i que convé incloure productes que els resultin atractius.
• Grups mixtos
  Cal ajustar el càlcul tenint en compte que no tothom menjarà el mateix.

Si la majoria de convidats són adults, és recomanable no quedar-se en el mínim de les quantitats.

Hi haurà beguda?

Tot i que el servei sigui només de menjar, la presència de beguda influeix en el consum:

• Amb beguda disponible
  El consum de menjar es reparteix millor al llarg de l’esdeveniment.
• Sense beguda o amb beguda limitada
  Els convidats tendeixen a menjar menys, especialment aliments més secs.

Aquest punt és important per ajustar el tipus de productes escollits.

Fórmula ràpida per calcular el càtering fàcilment

Per a moltes persones, calcular un càtering pot semblar complicat perquè hi ha massa variables. Tanmateix, amb una fórmula base clara és possible obtenir una estimació ràpida i fiable, que després es pot ajustar segons el tipus d’esdeveniment.

Aquesta fórmula està pensada per a càtering en safates fredes, sense servei, com el que s’utilitza en celebracions a casa, reunions informals o esdeveniments senzills.

La fórmula base de càlcul

Nombre de convidats × peces per persona = total de peces necessàries

A partir d’aquesta fórmula, només cal definir correctament quantes peces corresponen a cada persona.

Quantes peces per persona utilitzar en la fórmula

Com a referència general:

• Esdeveniment curt (aperitiu, 1–2 h)
  6–8 peces per persona
• Esdeveniment de durada mitjana (2–3 h)
  8–12 peces per persona
• Esdeveniment llarg o que substitueix un àpat
  12–15 peces per persona

Aquesta xifra inclou tant menjar salat com dolç.

Com repartir el resultat de la fórmula

Un cop obtingut el total de peces, es recomana repartir-les així:

• 60–70 % salat
• 30–40 % dolç

Aquest repartiment permet oferir varietat i cobrir els diferents moments de l’esdeveniment.

Com calcular el càtering segons el nombre de persones

Els exemples següents estan pensats per a càtering en safates fredes, sense servei, i mostren tres escenaris habituals:

• 8 peces per persona → esdeveniment curt / aperitiu
• 10 peces per persona → esdeveniment estàndard (2–3 h)
• 12 peces per persona → esdeveniment llarg o que substitueix un àpat

El repartiment recomanat continua sent:

• 65 % salat
• 35 % dolç

Com calcular el càtering per a 10 persones

• 8 peces/persona → 80 peces
  52 salades
  28 dolces
• 10 peces/persona → 100 peces
  65 salades
  35 dolces
• 12 peces/persona → 120 peces
  78 salades
  42 dolces

Com calcular el càtering per a 20 persones

• 8 peces/persona → 160 peces
  104 salades
  56 dolces
• 10 peces/persona → 200 peces
  130 salades
  70 dolces
• 12 peces/persona → 240 peces
  156 salades
  84 dolces

Com calcular el càtering per a 30 persones

• 8 peces/persona → 240 peces
  156 salades
  84 dolces
• 10 peces/persona → 300 peces
  195 salades
  105 dolces
• 12 peces/persona → 360 peces
  234 salades
  126 dolces

Com calcular el càtering per a 40 persones

• 8 peces/persona → 320 peces
  208 salades
  112 dolces
• 10 peces/persona → 400 peces
  260 salades
  140 dolces
• 12 peces/persona → 480 peces
  312 salades
  168 dolces

Com calcular el càtering per a 50 persones

• 8 peces/persona → 400 peces
  260 salades
  140 dolces
• 10 peces/persona → 500 peces
  325 salades
  175 dolces
• 12 peces/persona → 600 peces
  390 salades
  210 dolces

Com calcular el càtering per a 100 persones

• 8 peces/persona → 800 peces
  520 salades
  280 dolces
• 10 peces/persona → 1.000 peces
  650 salades
  350 dolces
• 12 peces/persona → 1.200 peces
  780 salades
  420 dolces

Com escollir l’escenari correcte

• Utilitza 8 peces per persona si és només un aperitiu curt
• Utilitza 10 peces per persona per a la majoria d’esdeveniments
• Utilitza 12 peces per persona si el càtering substitueix un àpat

Important

Aquestes quantitats són orientatives. Sempre és recomanable:

• Ajustar-les segons el tipus d’esdeveniment
• Afegir un petit marge de seguretat
• Prioritzar la varietat per davant de l’excés d’un sol producte

Quines safates escollir segons aquest càlcul

Un cop saps quantes peces necessites, el pas següent és transformar aquestes xifres en safates concretes. Aquí és on moltes persones dubten: no n’hi ha prou amb saber la quantitat total, cal escollir bé el tipus de productes perquè el càtering funcioni correctament.

En el càtering en safates, com el que oferim a Catering Simpatic, la clau és combinar varietat, equilibri i sentit comú.

Principi bàsic per escollir safates

Independentment del nombre de persones, hi ha tres regles que sempre funcionen:

• No concentrar-ho tot en un sol producte
• Combinar opcions més contundents amb d’altres més lleugeres
• Mantenir l’equilibri entre salat i dolç segons el càlcul previ

L’objectiu és que tots els convidats trobin alguna cosa que els agradi i que el consum sigui fluid durant tot l’esdeveniment.

Exemple pràctic d’elecció de safates

Esdeveniment de 30 persones, escenari estàndard (10 peces per persona):

Total de peces: 300
Salat: 195 peces
Dolç: 105 peces

Aplicació pràctica:

• 3–4 safates salades variades (barreja d’entrepans, empanadilles i canapès)
• 2 safates dolces assortides (croissants, pastissos de full)

Aquest tipus de combinació acostuma a funcionar bé en la majoria d’esdeveniments sense servei.

Avantatges de treballar amb safates ja pensades

També disposem de packs Simpàtic de safates ja configurades, pensats per facilitar l’organització del càtering i que et permeten:

• Estalviar temps en la planificació
• Assegurar un bon equilibri de productes
• Evitar errors de càlcul en combinar peces soltes

Per això, en molts casos, resulta més pràctic escollir combinacions equilibrades que encaixin amb el nombre total de peces calculades.

Conclusió i recomanacions finals

Calcular un càtering correctament no és complicat si se segueixen uns passos clars:

1. Definir el tipus i la durada de l’esdeveniment
2. Calcular les peces per persona segons el context
3. Aplicar una fórmula senzilla
4. Repartir bé entre salat i dolç
5. Escollir safates variades i equilibrades

Amb aquests criteris, és molt més fàcil organitzar un càtering en safates sense complicacions, evitant tant la manca de menjar com l’excés innecessari.

Si el càlcul està ben fet i les safates estan ben escollides, el resultat és un esdeveniment còmode, ordenat i satisfactori per a tots els convidats.

Si busques un càtering per a esdeveniments a Sitges pràctic, equilibrat i fàcil d’organitzar, aquest sistema de càlcul t’ajudarà a encertar amb les quantitats i a garantir una bona experiència per a tots els convidats.

Si encara t’han sorgit dubtes, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres a través del formulari i t’ajudarem a calcular les quantitats que necessites per al teu càtering.