Cómo calcular cantidades de comida para tu catering según número de invitados

¿Por qué es importante calcular bien un catering?

Calcular correctamente un catering es una de las decisiones más importantes al organizar cualquier evento. Da igual si es una celebración en casa, una reunión familiar o un evento informal: la cantidad de comida marcará la diferencia entre un evento exitoso y uno incómodo.

Cuando el catering está bien calculado:

• Los invitados comen con tranquilidad
• No hay sensación de escasez
• No se desperdicia comida innecesariamente
• El presupuesto se aprovecha mejor

Por el contrario, un mal cálculo suele generar dos problemas muy comunes:

• Quedarse corto de comida, lo que provoca incomodidad y mala experiencia
• Pedir demasiado, con el consiguiente desperdicio y gasto extra

En servicios de catering en bandejas dulces y saladas, donde no hay camareros ni servicio en sala, el cálculo cobra todavía más importancia, ya que todo depende de que las cantidades estén bien ajustadas desde el inicio.

En esta guía te explicamos cómo calcular la cantidad de catering por persona, qué factores influyen, qué fórmulas puedes usar para hacerlo rápidamente y ejemplos prácticos para 10, 20, 30, 50 o 100 personas, usando criterios profesionales y fáciles de aplicar.

¿Cómo se calcula la cantidad de catering por persona?

El cálculo de la cantidad de catering por persona se basa en una idea sencilla: no todos los eventos ni todas las comidas se consumen igual. Por eso, antes de hablar de números concretos, es importante entender qué se considera una ración y qué papel juega el catering dentro del evento.

En catering en bandejas (frío, sin servicio), el cálculo suele hacerse en función de:

• Número de invitados
• Tipo de comida (bocados, dulce, salado)
• Duración del evento
• Si la comida sustituye una comida principal o no

Qué se considera una porción en catering

Una porción en catering no equivale a un plato tradicional. Normalmente hablamos de:

• Un bocado
• Una pieza individual
• Una pequeña ración pensada para comer de pie o de forma informal

Per exemple:

• Un mini entrepà = 1 porció
• Un canapè o una empanadilla = 1 porció
• Un dolç individual petit = 1 porció

El objetivo no es que cada invitado coma un único producto, sino varias piezas diferentes a lo largo del evento.

Regla general de cálculo por persona

Según guías profesionales de catering, una referencia segura es la siguiente:

• Eventos cortos (1–2 horas) Entre 5 y 8 piezas por persona
• Eventos de duración media (2–3 horas) Entre 8 y 12 piezas por persona
• Eventos largos o donde el catering sustituye una comida Entre 12 y 15 piezas por persona

Estas piezas deben repartirse entre opciones saladas y dulces para que el catering resulte equilibrado.

Ejemplo básico de cálculo

Si organizas un evento de 2 horas para 20 personas:

• 20 invitados × 8 piezas por persona
• Total aproximado: 160 piezas

Ese total se puede repartir, por ejemplo, en:

• 70 % salado
• 30 % dulce

Este reparto se ajustará más adelante según el tipo de evento y el perfil de los invitados.

Por qué este cálculo es una base, no una cifra cerrada

Este cálculo por persona es un punto de partida. A partir de aquí, habrá que ajustar cantidades según:

• Tipo de evento
• Horario
• Edad de los invitados
• Si habrá bebida, comida posterior o solo catering

Todo esto lo veremos en los siguientes bloques para que el cálculo final sea realista y fiable.

¿Cómo se calculan las porciones de comida para catering?

Una vez entendido cuántas piezas se calculan por persona, el siguiente paso es definir bien las porciones. Este punto es clave porque no todos los alimentos llenan igual ni se consumen al mismo ritmo.

El error más común al calcular un catering es pensar solo en el número de invitados y no en cómo se come realmente en un evento.

Reglas básicas para calcular porciones en catering

Para catering en bandejas, las reglas más utilizadas por profesionales son:

• Variedad antes que cantidad excesiva Es mejor ofrecer varios tipos de comida en porciones pequeñas que pocas opciones en grandes cantidades.
• Porciones pensadas para comer de pie Todo debe poder comerse fácilmente, sin cubiertos o con el mínimo apoyo.
• Equilibrio entre productos más contundentes y más ligeros No todas las piezas deben “llenar” igual.

Porciones orientativas por tipo de producto

Estas referencias ayudan a calcular mejor el conjunto del catering:

• Mini bocadillos, wraps o croissants rellenos
  1 unidad = 1 porción
  Son más contundentes, por lo que no deben ser mayoría.
• Canapés, empanadillas, hojaldres 1 unidad = 1 porción Funcionan bien como base del catering.
• Tortillas cortadas en porciones 1 porción = 1 corte mediano Se recomienda calcular entre 1 y 2 cortes por persona, según duración.
• Dulces individuales pequeños 1 unidad = 1 porción Normalmente se consumen menos que el salado.

Distribución recomendada de porciones

Como norma general para un catering equilibrado:

• 60–70 % salado
• 30–40 % dulce

Este reparto funciona bien en la mayoría de eventos informales. En celebraciones más largas o festivas, el dulce puede aumentar ligeramente.

Por qué no todas las porciones se consumen igual

En un catering en bandejas:

• Los primeros 30–45 minutos se consume más cantidad
• Algunos productos vuelan rápido (mini bocadillos, empanadillas)
• Otros se consumen más despacio (dulces, opciones más ligeras)

Por eso es importante no calcular todo como si fuera un único tipo de comida, sino combinar distintos productos con ritmos de consumo diferentes.

Factores que influyen en la cantidad de catering

Antes de aplicar fórmulas o calcular cantidades exactas, es fundamental analizar el contexto del evento. El mismo número de personas puede requerir cantidades muy distintas según una serie de factores clave.

Ignorar estos factores es uno de los principales motivos por los que un catering se queda corto o sobra en exceso.

Tipo de evento

El tipo de evento determina cuánto y cómo comen los invitados:

• Celebraciones familiares o informales Los invitados suelen comer con más calma y repetir. Conviene ajustar al alza.
• Eventos corporativos o reuniones El consumo suele ser más moderado, especialmente si el evento es corto.
• Cumpleaños, fiestas o celebraciones largas El catering suele sustituir una comida, por lo que las cantidades deben ser mayores

Duración del evento

La duración es uno de los factores más determinantes:

• Hasta 1,5 horas El catering funciona como aperitivo. Menor número de piezas por persona.
• Más de 3 horas El catering suele sustituir una comida completa. Es necesario aumentar cantidades y variedad.
• Més de 3 hores
  El càtering sol substituir un àpat complet i cal augmentar quantitats i varietat.

Cuanto más largo sea el evento, más probable es que los invitados repitan.

Horario del evento

El horario influye directamente en el apetito:

• Mediodía o noche Se espera comer más cantidad.
• Media mañana o media tarde El catering se percibe como tentempié, con menor consumo.

Un catering a las 14:00 no se calcula igual que uno a las 18:00.

Perfil de los invitados

No todos los invitados consumen igual:

• Adultos Consumo estándar o alto, especialmente en eventos sociales.
• Niños Consumo menor, aunque conviene incluir productos que les resulten atractivos.
• Grupos mixtos Ajustar el cálculo teniendo en cuenta que no todos comerán lo mismo.

Si la mayoría de invitados son adultos, es recomendable no quedarse en el mínimo de las cantidades.

¿Habrá bebida?

Aunque el servicio sea solo de comida, la presencia de bebida influye en el consumo:

• Con bebida disponible El consumo de comida suele repartirse mejor a lo largo del evento.
• Sin bebida o con bebida limitada Los invitados tienden a comer menos, especialmente alimentos más secos.

Este punto es importante para ajustar el tipo de productos elegidos.

Fórmula rápida para calcular el catering fácilmente

Para muchas personas, calcular un catering parece complicado porque hay demasiadas variables. Sin embargo, con una fórmula base clara, es posible obtener una estimación rápida y fiable, que luego se ajusta según el tipo de evento.

Esta fórmula está pensada para catering en bandejas frías, sin servicio, como el que se utiliza en celebraciones en casa, reuniones informales o eventos sencillos.

La fórmula base de cálculo

Número de invitados × piezas por persona = total de piezas necesarias

A partir de esta fórmula, solo hay que definir correctamente cuántas piezas corresponden a cada persona.

Cuántas piezas por persona usar en la fórmula

Como referencia general:

• Evento corto (aperitivo, 1–2 h): 6–8 piezas por persona
• Evento de duración media (2–3 h): 8–12 piezas por persona
• Evento largo o que sustituye una comida: 12–15 piezas por persona

Esta cifra incluye tanto comida salada como dulce.

Cómo repartir el resultado de la fórmula

Una vez obtenido el total de piezas, se recomienda repartirlas así:

• 60–70 % salado
• 30–40 % dulce

Este reparto permite ofrecer variedad y cubrir los distintos momentos del evento.

Cómo calcular catering según número de personas

Los siguientes ejemplos están pensados para catering en bandejas frías, sin servicio, y muestran tres escenarios habituales:

• 8 piezas por persona → evento corto / aperitivo
• 10 piezas por persona → evento estándar (2–3 h)
• 12 piezas por persona → evento largo o que sustituye una comida

El reparto recomendado sigue siendo:

• 65 % salado
• 35 % dulce

Cómo calcular catering para 10 personas

• 8 piezas/persona → 80 piezas 52 saladas 28 dulces
• 10 piezas/persona → 100 piezas 65 saladas 35 dulces
• 12 piezas/persona → 120 piezas 78 saladas 42 dulces

Cómo calcular catering para 20 personas

• 8 piezas/persona → 160 piezas 104 saladas 56 dulces
• 10 piezas/persona → 200 piezas 130 saladas 70 dulces
• 12 piezas/persona → 240 piezas 156 saladas 84 dulces

Cómo calcular catering para 30 personas

• 8 piezas/persona → 240 piezas 156 saladas 84 dulces
• 10 piezas/persona → 300 piezas 195 saladas 105 dulces
• 12 piezas/persona → 360 piezas 234 saladas 126 dulces

Cómo calcular catering para 40 personas

• 8 piezas/persona → 320 piezas 208 saladas 112 dulces
• 10 piezas/persona → 400 piezas 260 saladas 140 dulces
• 12 piezas/persona → 480 piezas 312 saladas 168 dulces

Cómo calcular catering para 50 personas

• 8 piezas/persona → 400 piezas 260 saladas 140 dulces
• 10 piezas/persona → 500 piezas 325 saladas 175 dulces
• 12 piezas/persona → 600 piezas 390 saladas 210 dulces

Cómo calcular catering para 100 personas

• 8 piezas/persona → 800 piezas 520 saladas 280 dulces
• 10 piezas/persona → 1.000 piezas 650 saladas 350 dulces
• 12 piezas/persona → 1.200 piezas 780 saladas 420 dulces

Cómo elegir el escenario correcto

• Usa 8 piezas/persona si es solo un aperitivo corto
• Usa 10 piezas/persona para la mayoría de eventos
• Usa 12 piezas/persona si el catering sustituye una comida

Importante

Estas cantidades son orientativas. Siempre es recomendable:

• Ajustar según el tipo de evento
• Añadir un pequeño margen de seguridad
• Priorizar variedad frente a exceso de un solo producto

Qué bandejas elegir según este cálculo

Una vez sabes cuántas piezas necesitas, el siguiente paso es transformar esos números en bandejas concretas. Aquí es donde muchas personas dudan: no basta con saber la cantidad total, hay que elegir bien el tipo de productos para que el catering funcione. En catering en bandejas, como el que ofrecemos en Catering Simpatic, la clave está en combinar variedad, equilibrio y sentido común.

En el catering en bandejas, como el que ofrecemos en Catering Simpatic, la clave es combinar variedad, equilibrio y sentido común.

Principio básico para elegir bandejas

Independientemente del número de personas, hay tres reglas que siempre funcionan:

• No concentrar todo en un solo producto
• Combinar opciones más contundentes con otras más ligeras
• Mantener el equilibrio entre salado y dulce según el cálculo previo

El objetivo es que todos los invitados encuentren algo que les guste y que el consumo sea fluido durante todo el evento.

Ejemplo práctico de elección de bandejas

Evento de 30 personas, escenario estándar (10 piezas por persona):

Total piezas: 300 Salado: 195 piezas Dulce: 105 piezas

Aplicación práctica:

• 3–4 bandejas saladas variadas (mezcla de bocadillos, empanadillas y canapés)
• 2 bandejas dulces surtidas (croissants, tartas de hoja)

Este tipo de combinación suele funcionar bien en la mayoría de eventos sin servicio.

Ventaja de trabajar con bandejas ya pensadas

También disponemos de packs Simpático de bandejas ya configuradas, pensados ​​para facilitar la organización del catering y que te permiten

• Ahorrar tiempo en la planificación
• Asegurar un equilibrio de productos
• Evitar errores de cálculo al mezclar piezas sueltas

Por eso, en muchos casos, resulta más práctico elegir combinaciones equilibradas que encajen con el número total de piezas calculadas.

Conclusión y recomendaciones finales

Calcular un catering correctamente no es complicado si se siguen unos pasos claros:

1. Definir el tipo y la duración del evento
2. Calcular las piezas por persona según el contexto
3. Aplicar una fórmula sencilla
4. Repartir bien entre salado y dulce
5. Elegir bandejas variadas y equilibradas

Con estos criterios, es mucho más fácil organizar un catering en bandejas sin complicaciones, evitando tanto la escasez como el exceso innecesario.

Si el cálculo está bien hecho y las bandejas están bien elegidas, el resultado es un evento cómodo, ordenado y satisfactorio para todos los invitados.

Si buscas un catering para eventos en Sitges práctico, equilibrado y fácil de organizar y en garantizar una buena experiencia para todos los invitados.

Si todavía te han surgido dudas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario y te ayudaremos con las cantidades que necesitas para tu catering.